Mówiąc o optymalizacji logistyki i łańcucha dostaw często najpierw myślimy o takich innowacjach jak automatyzacja i robotyzacja magazynów. Robotyzacja coraz częściej okazuje się najlepszą strategią rozwoju przedsiębiorstwa. Dzieje się tak, ponieważ w ostatnich latach radykalnie zmienił się stosunek całkowitych kosztów posiadania robotów do korzyści, które przynoszą. Taka inwestycja wciąż jest jednak poważnym przedsięwzięciem i wymaga dobrego planowania oraz rzetelnych kalkulacji. W FM Logistic CE robotyzacja jest sukcesywnie rozwijana w wielu obszarach, wykorzystujemy m.in. drony do inwentaryzacji stocku, roboty AGV, a także te wspierające procesy pakowania i co-packingu.
Doceniliśmy również potencjał drzemiący w możliwościach automatyzacji powtarzalnych procesów z wykorzystaniem narzędzi RPA (Robotic Process Automation). Projekt ten rozpoczęliśmy w 2018 roku i kontynuujemy z sukcesem do dziś, to dobry kierunek, od którego warto rozpocząć optymalizację logistyki.
Po co jest RPA?
RPA to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych z wykorzystaniem programów komputerowych (robotów). Przez proces biznesowy rozumiemy tu zestaw działań o charakterze mierzalnym, oparty na jasnych regułach, mający określoną kolejność i zaprojektowany w celu dostarczania konkretnego rezultatu. Robot natomiast, to oprogramowanie automatyzujące określone czynności wykonywane przez człowieka (wiernie je odtwarzające na poziomie interfejsu użytkownika bądź w tle) w trakcie realizacji danego procesu biznesowego.
W FM Logistic CE technologię RPA wykorzystujemy m.in. w administracji, jako element usprawnienia takich procesów, jak np. powiązanie faktur z zamówieniem magazynowym lub zleceniem transportu, zamawianie i awizacja transportu, przygotowywanie zamówień do pickingu, uzupełnienie statusów zamówień online, weryfikacja wartości, raportowanie itp. Liczba tego typu procesów jest zazwyczaj bardzo długa, dlatego warto zacząć od przeglądu i analizy procesów, angażując działy operacyjne w przedsiębiorstwie. Kolejnym etapem jest mapowanie procesów w celu ich uporządkowania i eliminacji zbędnych kroków, a następnie wytypowania tych z potencjałem do robotyzacji. Ten element powinien bowiem pojawić się po maksymalnej optymalizacji procesu manualnego.
Jakie procesy robotyzować?
Procesy z potencjałem do robotyzacji to przede wszystkim takie, które są ustandaryzowane, niewymagające dużych modyfikacji w dłuższej perspektywie czasu, powtarzalne, często realizowane, przetwarzające dane wejściowe ustrukturyzowane w postaci cyfrowej, z małą liczbą wyjątków, w miarę proste. A także te, które są najbardziej problematyczne, czyli tam, gdzie występuje najwięcej niezgodności wynikających z błędów ludzkich. Zazwyczaj w pierwszej kolejności automatyzowane są procesy z obszaru finansów, gdyż tam występuje duża schematyczność i łatwo o wymierne korzyści. Tak też rozpoczęliśmy robotyzację w naszej organizacji.
Pierwszy wdrożony w FM Logistic CE robot ma za zadanie nakładać lub zwalniać blokady płatnicze dla dostawców. Inne sprawdzają zobowiązania i należności, a następnie tworzą kompensaty, wynikiem czego jest plik płatności, który należy przesłać do serwisu internetowego banku. Jeszcze inny z wykorzystaniem oprogramowania OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) digitalizuje faktury i tworzy listy dostawców w systemie klasy ERP.
Zalety RPA
Tu dochodzimy do pytania jak ocenić skuteczność i korzyści płynące z wdrożenia robota. Do tego zagadnienia można podejść na różne sposoby. Kryteria oceny skuteczności robota powinny być w zasadzie opracowywane osobno dla każdego projektu.
Bardzo często wskaźnikiem takim może być liczba uwolnionych godzin, czyli czas, który pracownik musiałby poświęcić na wykonanie danej czynności, a który może obecnie przeznaczyć na realizację innych zadań.
Innym elementem może być poprawa szybkości realizacji danego procesu lub jego elementu, czy też eliminacja błędów wynikających często z ograniczonej dostępności czasowej pracownika, który w natłoku zadań do realizacji może coś przeoczyć, źle skopiować i wkleić, nieprawidłowo przeliczyć itd. Po wdrożeniu robota do automatycznej korekty zamówień dla jednego z naszych klientów zauważyliśmy, że dzieje się to 5 razy szybciej, niż gdy robił to człowiek.
Zalety płynące z zastosowania RPA nie ograniczają się jednak tylko do wskaźników, a są znacznie szersze i wpływają na całą organizację. Zaliczają się do nich m.in.:
- zwiększenie kreatywności pracowników poprzez odciążenie ich od nudnych, żmudnych, powtarzalnych czynności,
- polepszenie komfortu ich pracy np. poprzez brak konieczności nadgodzin (roboty mogą pracować 24 godziny na dobę),
- usprawnienie procesów poprzez likwidację tzw. wąskich gardeł,
- obniżenie kosztów wykonywania procesów,
- zwiększenie zadowolenia klientów.
W wielu organizacjach RPA jest też przyczynkiem do standaryzacji i optymalizacji procesów biznesowych.
Oczywiście elementem, którego nie można pominąć jest czas wdrożenia robota, który średnio powinien zamknąć się w granicach 1 miesiąca, a więc jest to rozwiązanie szybko dostępne. Decydując się na RPA zazwyczaj nie ma też potrzeby znaczącej ingerencji w istniejącą infrastrukturę informatyczną, co z kolei obniża koszty.
Przede wszystkim jednak RPA to dla operatora logistycznego ważny element budowania przewagi konkurencyjnej, oferowanie klientom usług dodanych, budowanie kompetencji i kultury automatyzacji w firmie. Tak właśnie postrzegamy to zagadnienie w FM Logistic CE. Obecnie pracujemy nad około 30 projektami, a do końca 2022 roku chcemy zrobotyzować 1/3 procesów back office. Jednocześnie szkolimy naszych pracowników, w tym kierowników operacyjnych i opiekunów klientów, aby uwrażliwić ich na planowanie obsługi administracyjnej w kierunku RPA oraz projektowanie zoptymalizowanych usług mających potencjał do robotyzacji. W ten sposób usprawniamy cały łańcuch dostaw.
